안녕하세요. 희명디자인입니다. 같은 제품의 정보가 회사 안에서 여러 벌로 관리되는 경우가 있습니다. 인쇄 카탈로그에 실린 사양, 홈페이지 제품 페이지의 값, 견적서 양식의 항목, 거래처에 전달한 데이터 파일이 서로 다른 시점에 작성되면서 조금씩 달라지는 식입니다. 문제는 어느 자료가 최신인지 확인해야 할 때 드러납니다. 담당자마다 참고하는 파일이 다르면 제품 사양 하나를 확인하는 데도 여러 자료를 대조해야 합니다. 카탈로그를 개정할 때 홈페이지와 기존 영업자료의 표기를 함께 확인해야 하는 이유도 여기에 있습니다.

이를 줄이려면 제품 정보를 채널별로 따로 관리하기보다 하나의 기준 데이터에서 카탈로그, 홈페이지, 견적서와 제안서에 필요한 정보를 가져가는 구조를 만드는 편이 효율적입니다. 시작점은 파일 형식이 아니라 제품 정보를 구성하는 항목의 정의입니다.

## 파일 형식보다 제품 정보의 기준을 먼저 정합니다

제품 정보를 정리할 때 엑셀인지 데이터베이스인지, 또는 어떤 전자 카탈로그 형식을 사용할지를 먼저 결정하기 쉽습니다. 그러나 형식보다 앞서 정해야 할 것은 제품을 어떤 항목으로 설명할 것인가입니다.

같은 값도 부서에 따라 ‘크기’, ‘규격’, ‘외형 치수’처럼 서로 다른 이름으로 관리되는 경우가 있습니다. 단위나 소수점 표기 방식도 자료마다 달라질 수 있습니다. 이런 상태에서는 하나의 제품을 여러 채널에 옮길 때마다 다시 확인하는 과정이 생깁니다.

제품명과 모델명, 규격, 재질, 치수, 중량, 성능처럼 필요한 항목을 정하고 명칭과 배열 순서, 단위, 표기 방식을 통일해 두는 것이 먼저입니다. 거래처나 유통 채널에서 요구하는 데이터 항목이 있다면 이 단계에서 함께 반영할 수 있습니다.

값이 없는 항목을 어떻게 표시할지도 정해 둘 필요가 있습니다. 단순한 빈칸은 해당 정보가 누락된 것인지, 그 제품에는 적용되지 않는 항목인지 구분하기 어렵기 때문입니다.

## 하나의 기준 데이터에서 여러 자료를 만듭니다

기준이 되는 제품 정보가 정리되면 각 매체에서는 목적에 필요한 항목을 선택해 사용할 수 있습니다.

인쇄 카탈로그는 지면이 한정되어 있으므로 구매나 상담에 필요한 핵심 사양을 우선 배치합니다. 모든 정보를 한 면에 넣기보다 상세 정보가 많다면 표를 분리하거나 홈페이지 등 다른 경로와 역할을 나누는 편이 읽기 좋습니다.

홈페이지는 인쇄물보다 정보량의 제약이 적습니다. 제품별 상세 사양을 제공할 수 있고 검색을 고려한 정보 구조도 만들 수 있습니다. 이때 제품명이나 주요 규격을 이미지 안에만 넣기보다 실제 텍스트 정보로 함께 제공하면 검색과 정보 활용 측면에서도 유리합니다.

견적서와 제안서는 같은 기준 데이터에서 거래에 필요한 항목을 선택하면 됩니다. 거래처에 별도의 제품 데이터를 전달할 때도 출처가 같으면 자료마다 사양을 다시 입력하면서 생기는 차이를 줄일 수 있습니다.

중요한 것은 모든 매체가 자동으로 연동되어야 한다는 뜻이 아닙니다. **어느 값을 기준으로 삼을 것인지 하나의 출처를 정해 두는 것이 핵심입니다. 제품 정보가 변경됐을 때 기준 데이터를 먼저 수정하고, 그 값을 사용하는 자료를 순서대로 개정하는 방식입니다.

## 제품 정보의 불일치는 자료 전체의 신뢰와 연결됩니다

카탈로그에는 한 사양이 적혀 있고 홈페이지에는 다른 값이 표시되어 있다면 고객이나 거래처는 어느 쪽이 맞는지 다시 확인해야 합니다. 차이가 작은 수치 하나라도 반복되면 개별 오기보다 회사의 정보 관리 상태에 대한 문제로 받아들여질 수 있습니다.

특히 성능이나 효율, 중량, 용량처럼 구매 판단에 영향을 주는 수치는 값뿐 아니라 적용 조건과 범위를 함께 관리할 필요가 있습니다. 정격값인지 최대값인지, 중량에 포장이 포함되는지, 특정 모델에만 적용되는 수치인지가 구분되어야 서로 다른 자료에서도 같은 의미로 사용할 수 있습니다.

광고에서 사실과 관련된 표현을 사용하는 경우에는 해당 표현을 뒷받침할 근거도 함께 확인해야 합니다. 따라서 카탈로그 제작 단계에서 제품 사양과 시험성적서, 인증서 등 관련 자료의 연결 관계를 정리해 두면 이후 다른 홍보물이나 제품 페이지를 만들 때도 확인 범위가 명확해집니다.

공공조달이나 별도의 등록 절차가 필요한 분야라면 제출 정보의 정확성은 더욱 중요해집니다. 등록 이후 변경에 별도 절차가 필요한 항목이 있을 수 있으므로, 제출 전에 기준 데이터와 증빙을 대조하는 과정이 필요합니다.

## 기준표에는 무엇을 담아야 하나

처음부터 별도의 시스템을 구축할 필요는 없습니다. 제품 종류와 관리 규모가 크지 않다면 하나의 표에서 시작할 수 있습니다.

기본적으로 제품명과 모델 번호, 규격과 사양값, 단위, 측정 또는 적용 조건, 정보의 갱신 시점 등을 관리합니다. 필요하다면 해당 값을 확인한 담당자나 근거 자료의 위치를 추가할 수 있습니다. 중요한 것은 이 표가 여러 자료 가운데 하나가 아니라 **제품 정보를 확인할 때 먼저 보는 기준 자료가 되는 것입니다.

이미지는 데이터와 구분해 관리하되 제품별로 찾을 수 있는 규칙을 정해 두는 편이 좋습니다. 인쇄용 고해상도 원본과 홈페이지용 이미지를 구분하면 제작 과정에서 잘못된 파일을 사용하는 일도 줄어듭니다.

시험성적서나 인증서와 같은 증빙 자료 역시 제품 정보와 연결해 둘 수 있습니다. 어떤 시험 결과가 어느 모델의 어떤 항목을 뒷받침하는지 확인할 수 있어야 이후 카탈로그 개정이나 거래처의 확인 요청에 대응하기 쉽습니다.

## 카탈로그 개정이 제품 정보 정리의 계기가 될 수 있습니다

제품이 추가되면 먼저 기준 데이터에 등록하고 이후 카탈로그와 홈페이지, 영업자료에 반영하는 순서를 만들 수 있습니다. 새로운 사양 항목이 생겼을 때도 같은 기준을 적용합니다.

개정 과정도 단순해집니다. 변경된 값을 기준 자료에서 확인한 뒤 해당 정보를 사용하는 매체를 찾아 수정하면 됩니다. 반대로 제품 정보가 여러 파일에 흩어져 있다면 사양 하나가 변경될 때마다 어떤 자료에 같은 값이 들어 있는지 다시 조사해야 합니다.

이 구조는 담당자가 바뀌었을 때도 의미가 있습니다. 개인이 보관하던 파일이나 기억에 의존하는 대신 회사가 정한 기준을 이어서 사용할 수 있기 때문입니다.

카탈로그 제작은 제품 정보를 보기 좋게 편집하는 작업으로 끝나지 않습니다. 여러 부서와 매체에서 사용하던 제품 정보를 한 번 대조하고, 명칭과 단위, 조건과 근거를 정리할 수 있는 시점이기도 합니다.

카탈로그·홈페이지·견적서에 같은 제품 정보가 반복된다면 각각의 자료를 따로 고치는 것보다 먼저 기준이 되는 제품 정보를 한 벌로 정리하는 편이 효율적입니다. 이후 제작되는 자료는 그 기준에서 필요한 정보를 선택해 사용하는 구조가 됩니다.

희명디자인 편집디자인팀 

참고할만한 인사이트 칼럼링크 : 리플렛제작을 여러 종으로 운영할 때의 관리 구조