안녕하세요. 희명디자인입니다. 시안 검토가 길어지는 회사에는 공통점이 있습니다. 누가 무엇을 보는지가 정해져 있지 않아 모두가 모든 것을 봅니다. 영업은 문장을 지적하고 기획은 색을 이야기하고 대표는 순서를 바꾸자고 합니다. 각각의 의견에 근거가 있어 조율이 어렵습니다. 누구도 틀린 말을 하지 않는데 결론이 나지 않습니다. 희명디자인 편집디자인팀이 첫 회의에서 검토 담당과 확정 권한을 여쭙는 것도 이 구간을 줄이기 위해서입니다. 개인이 시안을 잘 보는 것과 조직이 시안을 잘 검토하는 것은 다른 문제입니다. 앞쪽은 눈의 문제이고 뒤쪽은 절차의 문제입니다. 검토자가 아무리 꼼꼼해도 체계가 없으면 회차가 늘어납니다.

회차마다 보는 것을 나눕니다

한 번에 전부 보시면 큰 것을 놓칩니다. 오탈자를 찾다가 구성 문제를 지나치는 구조가 됩니다. 초교에서는 방향과 구성을 봅니다. 기획 의도에 맞는지, 담을 내용이 다 들어갔는지, 순서가 맞는지. 이 단계에서 잡히지 않은 것은 뒤에서 고치기 어려워집니다. 재교에서는 문장과 정보 위계를 봅니다. 문장이 지면에 맞게 들어갔는지, 무엇이 먼저 읽히는지를 확인하는 단계입니다. 최종 교정에서는 오탈자와 조판 상태, 사실 정보를 봅니다. 회차마다 확인할 항목을 목록으로 만들어 두시면 검토자가 무엇을 봐야 할지 알고 시작합니다. 이 목록이 없으면 각자 눈에 띄는 것부터 말하게 됩니다. 같은 지면을 여러 번 열게 되는 원인입니다.

누가 무엇을 보는지 나눕니다

부서마다 볼 수 있는 것이 갈립니다. 그 구분을 미리 정해 두시면 의견이 겹치지 않습니다. 영업은 상담에서 쓸 수 있는지를 봅니다. 자료를 매일 들고 다니는 쪽의 판단입니다. 어느 지면을 자주 펼치게 될지, 상대가 자주 묻는 것의 답이 있는지, 들고 다니기에 어떤지. 이 판단은 자료를 실제로 쓰는 쪽에서만 나옵니다. (완성된 뒤에 나오는 현장 의견은 반영할 방법이 없습니다.) 제품 담당은 사양의 정확성을 봅니다. 값을 아는 사람이 확인해야 걸러지는 항목입니다. 수치와 모델명, 옵션 구성이 현재와 맞는지가 확인 항목입니다. 사양표는 거래 판단에 쓰이는 정보라 이 확인이 마지막 회차까지 이어집니다. 

기획이나 마케팅은 회사 표기와 방향을 봅니다. 로고와 색, 문구가 다른 자료와 어긋나면 자료 전체가 흩어져 보입니다. 로고 사용과 색, 문구가 다른 자료와 어긋나지 않는지. 각자 자기 영역만 보시면 검토 시간이 짧아지고 의견도 겹치지 않습니다. 담당이 정해져 있으면 확인하지 않고 넘어가는 항목도 줄어듭니다. (전원이 전부를 보는 방식이 가장 오래 걸립니다.)

창구를 하나로 둡니다

여러 부서에서 각각 연락이 오면 앞의 수정이 뒤의 요청으로 되돌아옵니다. 제작사는 어느 의견을 따라야 할지 판단하게 되고 그 판단이 오갈 때마다 일정이 밀립니다. 의견을 모아 전달할 담당자를 한 분 정해 두십시오. 상충하는 요청이 있으면 그 안에서 정리한 뒤 넘기시는 구조입니다. 부서 간 조율은 회사 안에서 하시는 편이 빠릅니다. 최종 확정 권한을 가진 분도 첫 회의에서 지정해 두시면 좋습니다. 담당자가 검토를 마쳤는데 나중에 상위 결재에서 뒤집히면 그 시점에 다시 시작됩니다. 상위 검토가 있으시다면 시안 단계보다 앞으로 당겨 두시는 편이 안전합니다. 인쇄 직전의 방향 전환은 지면 전체를 밀어냅니다.

확정과 검토를 구분합니다

의견을 보내실 때 확정된 것과 아직 논의 중인 것을 표시해 주시면 작업이 정확해집니다. 내부에서 정리되지 않은 항목을 확정처럼 보내시면 며칠 뒤 다시 뒤집힙니다. 미정인 부분은 미정이라고 알려 주시면 그 자리를 비워 두고 나머지를 진행할 수 있습니다. 구두로 정한 사항은 서면으로 남기십시오. 메일 한 줄이면 충분합니다. 며칠 뒤 서로 다르게 기억하는 일이 생기고, 담당자가 바뀌면 근거가 사라집니다.

일정을 먼저 잡아 둡니다

시안을 언제 받고 언제까지 의견을 주실지가 정해져 있으면 전체가 흔들리지 않습니다. 이 날짜가 없으면 검토가 다른 업무에 밀립니다. 급한 일이 생기면 시안은 며칠씩 열리지 않습니다. 받으신 뒤 며칠 안에 정리해 보내 주시는 편이 좋습니다. 시간이 지나면 작업자도 그 지면의 판단 근거를 다시 떠올려야 합니다. 검토가 늦어질수록 반영도 느려집니다. 

인쇄 일정에서 거꾸로 세면 검토 마감일이 나옵니다. 그 날짜를 회의에서 함께 정해 두시면 됩니다. 배송과 후가공, 인쇄, 최종 교정에 필요한 기간을 빼면 그 날짜가 정해집니다. (검토 기간을 확보하지 못하면 교정 회차가 줄어들고 그만큼 위험이 올라갑니다.) 검토 체계를 한 번 만들어 두시면 다음 발주에서도 그대로 쓰입니다. 회차별 확인 목록과 부서별 담당 영역, 창구와 확정 권한을 문서 한 장에 적어 두시면 담당자가 바뀌어도 같은 절차로 진행됩니다. 인쇄물이 여러 종이면 같은 체계를 그대로 씁니다. 감사합니다. 

희명디자인 편집디자인팀

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